ПОЛОЖЕННЯ
про проведення благодійною організацією «Фонд Боярської громади» конкурсу проєктів «Активна громада» за фінансування Глобального фонду для громадських фондів (GFCF)
1. Загальні положення
1.1. Положення про конкурс соціальних проєктів «Активна громада» у Боярській міській територіальній громаді Фастівського району, Київської області (далі – Положення) визначає правові, організаційні та фінансові основи проведення конкурсу соціальних проєктів у 2022 році.
1.2. Положення визначає процедуру організації та проведення конкурсу з визначення проєктів, розроблених громадськими та благодійними організаціями, творчими спілками та ініціативними групами (далі — проєкти), для реалізації яких надається фінансова підтримка від Глобального фонду для громадських фондів (GFCF).
1.3. Конкурс соціальних проєктів (далі – Конкурс) проводиться з метою подолання гуманітарних наслідків воєнних дій в Україні, зокрема з метою розв’язання проблем вимушено переміщених осіб, що перебувають на території Боярської громади.
1.4. Конкурс здійснюється на основі таких принципів:
• Пріоритетність соціальних проблем, що вирішуються із застосуванням конкурсу проєктів;
• Конкурсного підходу до визначення переможців;
• Ефективного використання коштів;
• Відкритості та прозорості всіх процедур.
1.5. Фінансове забезпечення соціальних проєктів здійснюється за рахунок:
• Фінансування Глобального фонду для громадських фондів (GFCF) – 400.000 грн.
• Власних і залучених коштів неприбуткових організацій (власний внесок організацій та/або їх партнерів);
• Благодійних внесків і коштів з інших не заборонених законом джерел, якщо такі матимуть місце.
• По завершенню конкурсу принаймні один з проєктів, що не став переможцем, буде профінансовано на суму не меншу 25.000 грн рахунком БО «Фонд Боярської громади».
1.6. Основні терміни, що використовуються в цьому Положенні, вживаються у такому значенні:
конкурсна документація — комплект документів, які розробляються організатором конкурсу і містять вимоги до підготовки громадськими організаціями, творчими спілками, ініціативними групами конкурсних пропозицій;
конкурсна пропозиція — заявка та комплект документів, які готуються учасником конкурсу та подаються організаторові конкурсу;
організатор конкурсу — БО «Фонд Боярської громади», що є розпорядником коштів, наданих Глобальним фондом для громадських фондів;
учасник конкурсу/автор проєкту/виконавець проєкту — благодійна чи громадська організація, творча спілка, ініціативна група, що подає проєкт (проєкти) на конкурс;
проєкт — комплекс заходів, розроблений учасником конкурсу і спрямований на досягнення певної мети строком до 1 грудня 2022 року.
2. Пріоритетні напрями конкурсу соціальних проєктів
2.1. Подолання гуманітарних проблем, що виникли внаслідок воєнних дій в Україні та на території Боярської міської територіальної громади.
2.2. Подолання проблем вимушено переміщених осіб, що перебувають наразі на території Боярської громади.
2.3. Подолання проблем вразливих категорій, що найбільше постраждали внаслідок війни: члени сімей військових, загиблих, ветеранів; діти; люди з інвалідністю; багатодітні родини тощо.
3. Вимоги до авторів та керівників проєктів
3.1. Конкурсні пропозиції можуть подаватися громадськими та благодійними організаціями, творчими спілками, ініціативними групами (далі – учасник конкурсу, автор проєкту, виконавець проєкту).
3.2. Ініціативна група має складатися не менш, як із трьох осіб і мати назву.
3.3. Автором проєкту не може бути організатор конкурсу. Керівниками проєктів не можуть бути члени конкурсної комісії та члени правління Фонду Боярської громади. Разом із тим, вони можуть бути рядовими членами команд або залученими на волонтерських засадах фахівцями, які будуть працювати над реалізацією проєктів (але не в ролі ФОП).
4. Порядок проведення конкурсу соціальних проєктів
4.1. Оголошення про проведення конкурсу та форма конкурсної пропозиції оприлюднюється до 10.06.2022 р. Прийом конкурсних пропозицій відбувається з 20.07.2022 по 31.07.2022 року. Термін реалізації проєктів-переможців до 30.11.2022
4.2. Заявка на участь у практичному семінарі в рамках конкурсу подається в електронній формі за посиланням ПРАКТИЧНИЙ СЕМІНАР
4.3. Заявка на участь у конкурсі подається за посиланням: ЗАЯВКА НА УЧАСТЬ У КОНКУРСІ Опис та бюджет проєкту подаються в електронній формі на е-мейл: boyarka.fund@gmail.com.
4.4. Учасник конкурсу може подавати на конкурс декілька конкурсних пропозицій. На кожен проєкт подається окрема заявка.
4.5. По закінченні терміну прийому проєктів секретар конкурсної комісії складає протокол про закінчення прийому конкурсних пропозицій. У протокол включається перелік усіх учасників конкурсу та назви проєктів, які вони подали.
4.6. Перший тур конкурсу відбувається шляхом закритого засідання конкурсної комісії, під час якого визначається відповідність поданих проєктів умовам конкурсу, оцінюється коректність заповнення заявки, повнота опису проєкту та бюджету. Протоколом затверджується список проєктів, що пройшли до 2-го туру, а також перелік всіх випадків відмови в їх прийманні з зазначенням причин відмови.
4.7. У разі оскарження авторами проєктів їх права брати участь у конкурсі, комісія може скликати окреме засідання, щоб розглянути пояснення, подані письмово чи особисто.
4.8. Повернення учасникові конкурсу на доопрацювання заявки чи документів внаслідок їх некомплектності або неналежного оформлення не перешкоджає повторній подачі документів на конкурс у рамках встановленого терміну після внесення авторами необхідних поправок/доповнень.
4.9. Другий тур конкурсу відбувається у формі публічного захисту із запрошенням представників учасників конкурсу, що подали конкурсні пропозиції. У разі наявності серйозних підстав захист проєктів за рішенням конкурсної комісії допускається в онлайн форматі.
5. Порядок формування конкурсної комісії
5.1. Для розгляду конкурсних пропозицій та проведення моніторингу реалізації проєктів організатор конкурсу створює конкурсну комісію у складі не менш як семи осіб та затверджує її персональний склад.
5.2. На першому засіданні члени конкурсної комісії знайомляться зі своїми правами й обов’язками, а також із критеріями оцінювання згідно з цим Положенням.
5.3. До складу конкурсної комісії включаються представники інститутів громадянського суспільства, наукових установ, відомі в громаді активісти, профільні фахівці з урахуванням гуманітарного напрямку конкурсу. Також можуть бути включені профільні фахівці апарату виконавчого комітету БМР, які володіють актуальною інформацією, яка допоможе визначити реалістичність та доцільність реалізації поданих проєктів.
5.4. У конкурсній комісії не мають право брати участь представники організатора конкурсу.
5.5. Представники правління БО «Фонд Боярської громади» мають право бути присутні на всіх етапах розгляду заявок із правом дорадчого голосу.
5.6. Членом комісії має право бути особа, що є керівником, членом керівних органів або членом благодійної чи громадської організації, творчої спілки, ініціативної групи, яка подала конкурсну пропозицію для участі в конкурсі. У цьому випадку ця особа повідомляє про такий (або про будь-який інший) зв’язок із певним проєктом і не бере участь у голосуванні. Середній бал такого проєкту визначається без урахування оцінок члена експертної комісії, в якого виник конфлікт інтересів.
5.7. Члени комісії виконують свої повноваження на громадських засадах.
6. Розподіл повноважень між членами конкурсної комісії
6.1. Голова конкурсної комісії:
• Скликає засідання комісії;
• Головує на засіданнях;
• Представляє конкурсну комісію у відносинах з іншими юридичними та фізичними особами
6.2. Заступник голови конкурсної комісії:
• Виконує обов’язки голови комісії у разі його відсутності або неможливості виконання ним своїх обов’язків з інших причин;
• Виконує окремі доручення голови комісії.
6.3. Секретар конкурсної комісії:
• Веде прийом заявок на конкурс;
• Організує діловодство комісії;
• Веде протоколи засідань комісії.
7. Порядок проведення засідань конкурсної комісії
7.1. Передбачається не менше 3-х засідань конкурсної комісії: на першому й другому турі конкурсу та під час публічного прийому звітів. Додаткові засідання скликаються у разі потреби.
7.2. У засіданнях на запрошення комісії з правом дорадчого голосу можуть брати участь експерти, представники Організатора та інші особи, що не є членами комісії.
7.3. Засідання конкурсної комісії вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу конкурсної комісії.
7.4. Рішення конкурсної комісії приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, та оформляється протоколом.
7.5. Рішення конкурсної комісії можуть прийматися шляхом відкритого, таємного або поіменного голосування. Форма голосування може визначатись в кожному конкретному випадку за рішенням більшості членів комісії, що беруть участь у засіданні.
7.6. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови конкурсної комісії.
7.7. Протоколи засідань конкурсної комісії підписуються головою та секретарем комісії. Кожен член комісії має право у письмовому вигляді висловити свою особливу думку, яка додається до протоколу.
7.8. Рішення конкурсної комісії доводиться до відома учасників конкурсу та розміщується у триденний строк на офіційному веб-сайті організатора конкурсу.
8. Випадки, коли автор проєкту не допускається до участі в конкурсі
8.1. Автори проєктів не допускаються до участі в конкурсі у разі, коли:
(1) документи, що входять до складу конкурсної пропозиції, містять недостовірну інформацію про учасника конкурсу.
(2) автор проєкту відмовився від участі у конкурсі шляхом надсилання організаторові офіційного листа;
(3) конкурсну пропозицію подано після закінчення встановленого строку або не в повному обсязі;
(4) проєкт, зазначений у конкурсній пропозиції, не відповідає адміністративно-територіальному рівню реалізації;
(5) передбачена конкурсною пропозицією діяльність спрямовується на підтримку політичних партій чи релігійних організацій.
9. Порядок складення та надсилання конкурсної заявки
9.1. Конкурсна пропозиція містить:
(1) Заповнену онлайн ЗАЯВКУ. Якщо заявку подає ініціативна група, мають бути перераховані всі члени ІГ з зазначенням їх телефонів (не менше трьох).
(2) опис та кошторис витрат, необхідних для реалізації проєкту, надісланий на емейл boyarka.fund@gmail.com.
9.2. Опис проєкту містить такі дані: контактні дані автора проєкту, зазначення проблеми, яку має вирішити проєкт, аргументацію, як проєкт допоможе цільовій групі у вирішенні цієї проблеми; мету та завдання проєкту; терміни реалізації; суму, що очікується від грантодавця; розписаний бюджет; календарний план заходів; власний внесок, очікувані результати тощо.
9.3. Конкурсна пропозиція складається державною мовою.
9.4. Відповідальність за достовірність інформації, що міститься у конкурсній пропозиції, покладається на учасника конкурсу.
10. Порядок проведення конкурсу
10.1. Конкурс проводиться у два етапи (тури). На першому етапі конкурсна комісія розглядає конкурсні пропозиції щодо їх відповідності вимогам цього Положення.
10.2. Конкурсна комісія у разі потреби може прийняти рішення про проведення перевірки достовірності інформації, наведеної в конкурсній пропозиції. Перевірка проводиться у робочому порядку, визначеному організатором конкурсу.
10.3. За результатами розгляду конкурсних пропозицій та перевірки достовірності наведеної в них інформації, конкурсна комісія визначає проєкти, які допускаються для участі у другому етапі конкурсу.
10.4. Якщо до участі в конкурсі подано мало конкурсних пропозицій та якщо є звернення представників ІГС з проханням подовжити термін прийому заявок, допускається подовження терміну прийому заявок на строк, що не перевищує тижня.
10.5. На другому етапі конкурсу організатор проводить відкритий захист конкурсних пропозицій, на який запрошуються конкурсна комісія; учасники конкурсу, проєкти яких допущені до участі у другому етапі; експерти; активісти; представники громадськості тощо.
10.6. Захист конкурсної пропозиції здійснює керівник громадської чи благодійної організації, творчої спілки, ініціативної групи, яка є учасником конкурсу, або його уповноважений представник. Можливий захист проєкту (проєктів) у форматі відеоконференції, якщо конкурсна комісія прийме таке рішення.
10.7. У разі, коли учасник конкурсу письмово відмовився від відкритого захисту конкурсної пропозиції, конкурсна комісія може прийняти рішення про припинення його подальшої участі в конкурсі, про що надсилає письмове повідомлення.
11. Уникнення конфлікту інтересів під час діяльності експертної комісії
11.1. Члени комісії зобов’язані не допускати конфлікту інтересів під час розгляду конкурсних пропозицій.
11.2. При розгляді конкурсних пропозицій член комісії зобов’язаний повідомити про наявність конфлікту інтересів щодо конкретного проєкту та надати пояснення щодо обставин, які можуть перешкоджати об’єктивному виконанню ним обов’язків.
11.3. Член комісії, у якого виявлено конфлікт інтересів щодо конкретного проєкту, не голосує за такий проєкт. При підрахунку середнього балу за проєкт його голос не враховується.
11.4. Якщо конфлікт інтересів виявлено після ухвалення комісією рішення про визначення переможців, таке рішення підлягає перегляду.
12. Порядок оцінювання конкурсних пропозицій
12.1. Конкурсна комісія оцінює конкурсні пропозиції за такими критеріями:
• Актуальність та нагальність запропонованого проєкту для підтримки людей, що зазнали негативного впливу від війни; очікувана результативність та вплив проєкту.
• Міра задіяності у проєкті вимушено переміщених осіб. Можливі такі ролі ВПО: автор проєкту, член (члени) ініціативної групи; участь на волонтерських засадах у реалізації проєкту; ВПО як основна цільова група проєкту; ВПО як одна з цільових груп.
• Реалістичність проєкту, здатність учасника конкурсу його реалізувати, обґрунтованість бюджету, запланована ефективність використання коштів.
• Розмір власного внеску, внеску партнерів, залучені кошти та нематеріальні ресурси.
12.2. Члени конкурсної комісії індивідуально оцінюють конкурсні пропозиції за кожним з передбачених цим Положенням критеріїв за шкалою від нуля до 10 балів. Результати оцінки конкурсних пропозицій додаються до протоколу засідання конкурсної комісії.
12.3. Свою оцінку пропозиціям, що надійшли на конкурс, кожен член конкурсної комісії виставляє у відомості в письмовому вигляді. Секретар експертної комісії узагальнює та підсумовує індивідуальні оцінки членів комісії і оформляє зведену оціночну відомість.
12.4. На основі розгляду зведеної оціночної відомості, висновків експертів, заслуховування авторів пропозиції, конкурсна комісія ухвалює рішення про переможців конкурсу за 2-ма номінаціями:
(1) Великі проєкти – до 75 тис.грн (принаймні три проєкти-переможці);
(2) Малі проєкти – до 25 тис.грн (принаймні п’ять проєктів-переможців).
12.5. Можливий розподіл коштів між 2-ма номінаціями інакшим чином на розсуд конкурсної комісії, в залежності від результатів конкурсу.
12.6. Конкурсна комісія на засіданні підсумовує оцінки конкурсних пропозицій і приймає рішення про визначення переможців конкурсу з урахуванням передбаченого обсягу коштів, що виділені для реалізації проєктів. Рішення оформлюється протоколом, який підписується головою і секретарем конкурсної комісії.
12.7. Якщо рівень проєктів за якоюсь із номінацією буде недостатній, конкурсна комісія приймає рішення не присуджувати переможні місця або присудити обмеженій кількості проєктів і спрямовує кошти, що залишились, на іншу номінацію.
12.8. У разі набрання конкурсними пропозиціями однакової кількості балів рішення про визначення переможця конкурсу приймається членами комісії шляхом відкритого голосування. Член комісії може висловити свою думку щодо прийнятого ним рішення. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови конкурсної комісії.
12.9. Пріоритетність фінансування проєктів визначається згідно з кількістю балів, набраних конкурсними пропозиціями за результатами оцінювання.
12.10. Якщо після визначення переможців залишаються кошти, можливе дофінансування одного із проєктів-переможців або часткове фінансування проєкту, що не став переможцем згідно з п. 11.9. за згодою автора. Якщо такий проєкт не може бути виконаний за умови часткового фінансування, обирається наступний проєкт і так далі.
12.11. У своєму рішенні конкурсна комісія може дати рекомендації переможцеві конкурсу по залученню до участі в здійсненні соціального проєкту в якості співвиконавців інших учасників конкурсу, які не стали переможцями, але подали на конкурс пропозиції, що за напрямками збігаються із проєктами-переможцями.
12.12. Рішення конкурсної комісії про визначення переможців конкурсу оприлюднюється на веб-сайті організатора конкурсу та в інший прийнятний спосіб.
13. Фінансування проєктів
13.1. Організатор конкурсу на підставі рішення конкурсної комісії про визначення переможців конкурсу приймає рішення щодо укладення договорів про реалізацію проєкту за єдиною формою, запропонованою організатором.
13.2. У разі фінансування проєкту, що подавався ініціативною групою, договір укладається з керівником ініціативної групи або з фізичною особою підприємцем, що входить до ініціативної групи (3-тя група з відповідними КВЕД)..
13.3. Автор, визнаний переможцем конкурсу, бере участь у фінансуванні проєкту. Власний внесок або внесок партнерів може здійснюватися переможцем конкурсу у вигляді матеріальних чи нематеріальних ресурсів, у тому числі таких, як надання приміщення, техніки, обладнання, безоплатної волонтерської роботи тощо.
13.4. У разі коли переможець конкурсу письмово відмовляється від реалізації проєкту, конкурсна комісія приймає рішення щодо визнання переможцем конкурсу автора, чия конкурсна пропозиція набрала більшу кількість балів серед учасників конкурсу, що не були визнані переможцями.
14. Порядок реалізації проєктів, що перемогли у конкурсі
14.1. Організатор конкурсу та конкурсна комісія проводять моніторинг реалізації проєктів за такими показниками:
• обсяг коштів, витрачених на реалізацію проєкту;
• досягнення в результаті реалізації проєкту, цілей і завдань, визначених для кожного етапу реалізації;
• відповідність результативних показників реалізації проєкту запланованим результативним показникам;
• повнота охоплення цільової аудиторії в рамках реалізації проєкту;
• рівень зацікавленості та задоволеності потреб цільової аудиторії в результаті діяльності, що провадиться в рамках реалізації проєкту.
• Результати моніторингу оприлюднюються щокварталу на веб-сайті організатора конкурсу.
14.2. У разі виникнення обставин, що перешкоджають виконанню проєкту команда проєкту має терміново повідомити організатора конкурсу, який своєю чергою повідомляє конкурсну комісію, для прийняття нею рішення щодо внесення змін до проєкту або зняття його з реалізації.
15. Порядок звітування про реалізацію проєктів
15.1. Автор проєкту подає організаторові конкурсу у тижневий строк після реалізації проєкту підсумковий звіт про виконання договору та обсяг використаних коштів.
15.2. Підсумковий звіт повинен містити:
(1) опис та перелік завдань, виконаних у рамках проєкту;
(2) результативні показники реалізації проєкту;
(3) причини невиконання умов договору в повному обсязі або частково (у разі потреби);
(4) оцінку рівня зацікавлення та задоволеності потреб цільової аудиторії, на яку спрямовувався проєкт;
(5) фото, відео та списки учасників;
(6) посилання на пости, оголошення, статті.
15.3. За результатами виконаних проєктів кожна організація готує коротку презентацію, яка буде доведена до широкої громадськості на публічному підсумковому заході, який має бути проведений орієнтовно 10 грудня, про що автори повідомляються не пізніше, як за тиждень.
15.4. Організатор конкурсу у двотижневий строк після надходження підсумкового звіту громадської організації, творчої спілки, ініціативної групи готує підсумковий висновок за результатами моніторингу реалізації всіх проєктів-переможців.
15.5. Конкурсна комісія на підставі підсумкового висновку за результатами моніторингу і підсумкового звіту авторів проєкту може прийняти рішення про те, що проєкт не реалізовано. Це рішення у триденний строк оприлюднюється на офіційному веб-сайті організатора конкурсу.
15.6. Організатор конкурсу на основі відповідного рішення конкурсної комісії може прийняти рішення про повернення коштів, яке у триденний строк надсилається автору проєкту.
15.7. Після надходження рішення організатора конкурсу про повернення виконавець проєкту повертає кошти у тижневий строк на рахунок організатора конкурсу.
16. Заключні положення
16.1. Керуючись принципами відкритості, прозорості та широкої опори на громадські ресурси, організатор конкурсу соціальних проєктів забезпечує активне інформування громадськості про хід реалізації проєктів на всіх стадіях.
16.2. Юридичні та фізичні особи, що надають додаткове фінансування чи інакшим чином сприяють реалізації соціальних проєктів, згадуються у разі їх бажання та заохочуються до висвітлення процесу реалізації проєкту та їх ролі у ньому на власних інформаційних ресурсах.
Благодійна організація «Фонд Боярської громади» оголошує проведення конкурсу соціальних проєктів «Активна громада» за фінансової підтримки Глобального фонду для громадських фондів (GFCF). Загальний призовий фонд конкурсу – 400 000 гривень. До конкурсу приймаються великі (до 75 тис.грн) та малі (до 25 тис.грн) проєкти.
Докладніше про Глобальний фонд для громадських фондів (GFCF):
За результатами 